Пространство — это отдельная база одной организации: свои документы, свои ключи доступа, свой отчёт вопросов без ответа. Внутри пространства документы раскладываются по полкам — например, «Кадровые документы», «Регламенты закупок», «Инструкции по безопасности». Полка помогает выдавать разным людям доступ только к нужной части базы: бухгалтеру — финансовые полки, кадровику — кадровые.
Загрузите файл в формате .txt, .docx или .pdf на нужную полку. При загрузке укажите дату редакции документа — дату, с которой он действует. Если дату не указать, будет взята сегодняшняя. Дата редакции нужна, чтобы справочная могла честно отвечать «по состоянию на такое-то число» и не путать старую редакцию с новой.
Загрузили новую редакцию того же документа — старая редакция не удаляется, а остаётся в истории. Справочная всегда отвечает по действующей на сегодня редакции; при необходимости можно спросить «по состоянию на такую-то дату», и ответ будет опираться на ту редакцию, которая действовала в указанный день.
Если в загруженных документах не нашлось точного ответа на вопрос, справочная честно сообщает: «в загруженных документах ответа на этот вопрос нет» — вместо того чтобы придумывать правдоподобный, но неверный ответ. Такие вопросы автоматически попадают в отчёт «вопросы без ответа»: это подсказка, какие документы стоит дозагрузить или какие инструкции — дописать.
Чтобы сторонний сервис или сотрудник мог задавать вопросы базе, ему выдаётся отдельный ключ подключения. Каждому потребителю — свой ключ, со своим набором разрешённых полок. Ключ можно отозвать в любой момент без последствий для остальных — привязка идёт не к паролю, а к конкретному ключу.
База знаний — это справочная по документам вашей организации, а не юридическая консультация. Ответы опираются только на то, что загружено, и всегда сопровождаются ссылкой на конкретный пункт документа и дату его редакции — чтобы можно было перепроверить первоисточник.
Пришлите нам новую редакцию документа — обновим базу в течение дня. Старые версии не теряются: они остаются в истории на случай, если понадобится свериться с тем, что действовало раньше.
Смежная тема: если нужна не справочная, а разбор входящих обращений или анализ переписки — обсудите с консультантом на главной странице.