📄 Сервис «Оцифровка документов» — как им пользоваться

Если договоры, регламенты и переписка лежат в папках мёртвым грузом — за 5 минут вы увидите, как документы начинают сами отвечать на вопросы. Эта страница — короткая инструкция: что попробовать и на что обратить внимание.

Открыть сервис →

1. Какую задачу решает сервис

В любой организации накапливаются сотни договоров, регламентов, писем и актов. Ответ на простой вопрос — «какая у нас арендная плата по этому договору?», «в какой срок мы обязаны рассмотреть заявку?» — часто требует вручную пересматривать документ целиком, а сравнение двух редакций договора «на глаз» рискует пропустить именно ту цифру, которая изменилась.

Сервис делает четыре вещи, которые снимают эту рутину:

Отвечает на вопрос цитатой — не пересказывает своими словами, а показывает точный фрагмент и документ-источник. Не нашёл ответа — честно так и говорит, а не выдумывает.
Сравнивает две редакции — подсвечивает добавленные и убранные слова построчно, чтобы не пропустить изменение суммы или срока.
Собирает реквизиты договора в таблицу — номер, дату, стороны, предмет, сумму, срок действия — вместо того чтобы искать их в тексте каждый раз заново.
Выгружает документ без персональных данных — по одной ссылке, с заменой ФИО, телефонов, email и других идентификаторов на метки.

Главный принцип: в рабочей версии модель работает локально — содержимое документов не покидает контур вашей организации. Тот же принцип, что в нашем сервисе обезличивания документов.

2. Как попробовать за 5 минут — пять шагов

Вопрос по договору. В блоке «Задайте вопрос по документам» введите: какая арендная плата? Ожидание: ответ с точной суммой и цитата из документа «Договор аренды (ред. 1).txt» или «(ред. 2).txt».
Вопрос по регламенту. Введите: срок рассмотрения заявки? Ожидание: ответ «5 рабочих дней» с цитатой из документа «Регламент рассмотрения заявок.txt».
Сравнение редакций. В блоке «Что изменилось между версиями» выберите «Договор аренды (ред. 1)» и «(ред. 2)», нажмите «Сравнить». Ожидание: подсвечены изменившиеся сумма (50 000 → 65 000) и срок действия договора — остальной текст остаётся неизменным.
Реквизиты договора. В блоке «Реквизиты договора» выберите любую редакцию договора аренды. Ожидание: таблица с номером договора, датой, сторонами, предметом, суммой и сроком действия, плюс список найденных контактов и идентификаторов.
Обезличенная выгрузка. В блоке «Выгрузка без персональных данных» откройте ссылку на договор аренды. Ожидание: в тексте вместо ФИО контактного лица и email — метки вида [ФИО_1], [EMAIL_1], сам текст документа читается целиком.

Про форму «Хотите такой сервис у себя»: это способ связаться с нами. Оставьте рабочую почту и пару слов о задаче — расскажем, как сервис ставится в вашем контуре, и покажем работу на ваших примерах.

3. Пять принципов работы

Принцип	Как это устроено
Документы не покидают вашу организацию	Рабочая версия ставится в вашем контуре: модель работает локально, тексты документов хранятся в вашей базе, а не у внешнего поставщика. Демо-стенд — общий, поэтому реальные документы сюда загружать не нужно.
Ответ — это цитата, а не фантазия	Сервис ищет фрагмент текста и показывает документ-источник; ничего не придумывает сверх того, что написано в документах.
Не знает — так и скажет	Если по вопросу не нашлось подходящего фрагмента, ответ — честное «в загруженных документах ответа нет», а не правдоподобная догадка.
Сравнение вместо ручной вычитки	Изменения между редакциями подсвечиваются построчно — глазами такие правки, как смена одной цифры в длинном тексте, легко пропустить.
Выгрузка без персональных данных за один клик	Ссылка на документ отдаёт текст с заменёнными идентификаторами — не нужно вручную вычищать ФИО и контакты перед тем, как передать документ третьей стороне.

4. Ограничения демо-версии

Это демонстрация на «игрушечных» документах: не загружайте реальные документы и персональные данные — хранилище демо-стенда общее для всех посетителей. Рабочая версия ставится в контуре заказчика.
Поиск по документам — лексический (по словам и корням), без векторной базы: надёжен и объясним для точных терминов вроде номеров договоров и сумм, рассчитан на объём до нескольких тысяч документов.
Форматы файлов: .txt, .docx, .pdf — включая сканы, до 20 МБ.
Тип документа определяется по закрытому справочнику: не уверен — честно помечает «прочее», а не гадает.
Выгрузка без персональных данных заменяет идентификаторы в тексте; полное обезличивание файлов целиком (включая изображения и метаданные) делает отдельный продукт «Обезличивание персональных данных».

Формы поставки: демо (общий стенд), установка «под ключ» на вашем сервере (без доступа в интернет) или подключение к вашей системе через API.

5. Если сервис не отвечает

Подождите пару минут и обновите страницу (Ctrl+Shift+R). Проверить работоспособность сервиса можно адресом /docs/api/health — должно вернуться {"status":"ok"}. Если ответа нет — напишите нам (адрес внизу страницы), восстановление обычно занимает минуты; введённые данные при этом не теряются.

6. Обратная связь

Тип документа определён неверно, ответ на вопрос неточный, сравнение редакций подсветило не то, реквизиты собраны неправильно? Это самая ценная обратная связь — напишите нам (адрес внизу страницы) и приложите пример документа (придуманный, без реальных данных!) с ожидаемым результатом. Туда же — типы документов, которых вам не хватает: справочник расширяется настройкой, без переделки системы.